Presensi Digital
Permission: manage-presensi
Absensi tanpa kertas: peserta pindai QR sendiri, atau petugas yang memindai — lengkap dan bisa diekspor.
01Dua Cara Presensi
Presensi digital menggantikan daftar hadir kertas. Ada dua cara:
- Peserta isi sendiri (Mode Form) — tampilkan QR di layar; peserta memindainya lalu mengisi formulir presensi di ponselnya sendiri. Tak perlu masuk akun. Cocok untuk acara terbuka.
- Petugas memindai (Mode Scan) — daftar peserta sudah disiapkan; petugas berkeliling memindai kode peserta. Cocok untuk acara tertutup/undangan.
Sesi kegiatan
Satu kegiatan boleh punya banyak sesi (mis. Sesi 1 pagi, Sesi 2 siang) — pesertanya sama, catatan kehadirannya terpisah per sesi. Presensi harus dibuka (nyalakan saklarnya) agar bisa diisi atau dipindai.
02Membuat Presensi Baru
- 1
Menu Presensi → Tambah
Isi judul kegiatan, jadwal, dan pilih caranya (Peserta Isi Sendiri / Petugas Memindai).
- 2
Susun pertanyaan
Untuk Mode Form: tambah/hapus pertanyaan (nama, asal instansi, dll) dan tandai mana yang wajib.
- 3
Pasang pengaman
Aktifkan batas 1 per perangkat supaya satu ponsel hanya bisa mengisi satu orang (anti titip absen).
- 4
Buat sesi
Tambahkan sesi bila kegiatannya berlapis (gelombang 1, gelombang 2, dll).
- 5
Buka presensi
Nyalakan saklar — QR aktif dan siap dipindai.
03Daftar Peserta & Impor Excel
Peserta bisa diketik satu-satu atau diimpor sekaligus dari berkas Excel. Yang dibaca sistem adalah nama kolom di baris pertama (urutan kolom bebas):
| Kolom | Wajib? | Artinya |
|---|---|---|
| nama | Ya, harus ada | Baris tanpa nama otomatis dilewati. |
| Tidak | Kalau ada, dipakai mengenal orangnya (tidak boleh kembar). | |
| phone | Tidak | Nomor HP/WhatsApp. |
| asal | Tidak | Instansi / komisariat / universitas. |
| kode | Tidak | Kode peserta versi Anda; bila kosong, sistem menomori sendiri: 001, 002, 003, … |
- 1
Unduh contoh berkas
Di jendela Impor Peserta, klik tombol Template.
- 2
Isi datanya
Satu baris = satu peserta. Baris pertama harus memuat kolom nama.
- 3
Unggah & lihat ringkasan
Sistem menyebut berapa baris yang terbaca sebelum benar-benar diimpor.
- 4
Impor
Baris kembar dilewati otomatis; hasil akhirnya dilaporkan.
Cara mengenali baris kembar
Ada e-mail → dibanding lewat e-mail (huruf besar/kecil diabaikan). Tanpa e-mail → lewat pasangan nama + asal. Kode yang sudah dipakai tidak akan dipakai ulang.
Ambil dari Formulir
Alternatif yang manis: impor peserta langsung dari jawaban formulir pendaftaran — sistem mengambil kolom "nama", "instansi/asal/kampus", "HP/WA", dan e-mail pendaftar.
04QR, Pemindaian & Isi di Ponsel
- QR di dashboard bisa diproyeksikan ke layar besar (mode TV) — peserta memindainya dengan kamera ponselnya dan langsung masuk formulir presensi.
- Halaman publik presensi (/presensi/[tautan]) menampilkan formulir sesi yang sedang aktif — tanpa perlu masuk akun.
- Pemindaian petugas (menu presensi → Pindai) memakai kamera: pindai kode peserta → kehadirannya tercatat; pindai kembar ditolak.
- Batas 1 per perangkat: setiap ponsel hanya boleh mengisi satu orang — mencegah titip absen.
- Kirim QR via email: tombol "Kirim QR via Email" mengirim QR personal ke email tiap peserta yang punya alamat e-mail (QR tampil sebagai gambar besar + lampiran di email). Kirim satu per satu lewat kartu peserta, atau semuanya sekaligus; peserta tanpa e-mail dilewati otomatis. Anda juga bisa menulis pesan utama (opsional) yang ikut tampil menonjol di dalam email — cukup sekali diisi, dipakai untuk semua email yang dikirim.
05Melihat Kehadiran & Mengunduh Laporan
- Status kehadiran: Hadir, Telat, Izin, Tidak Hadir, Belum. Petugas boleh menandai manual lewat tab Kehadiran.
- Tiap baris kehadiran mencantumkan datanya dari mana: Form / Pindai / Manual — transparan.
- Tab Riwayat mencatat semua perubahan: status lama → baru, siapa, dan kapan.
- Unduh Excel dengan filter: pilih sesi + status + kolom (termasuk jawaban formulir). Lembar Ringkasan menyebut jumlah baris yang ikut.